5 identifikovaných ohrození pri implementácii ERP systému

1. Úvodné ustanovenie

Všeobecné obchodné podmienky sa vzťahujú na všetky  obchodné vzťahy medzi obchodnou spoločnosťou OSMOS s.r.o. so sídlom Pečnianska 31, 851 01, IČO: 35957522,zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, vložka číslo: 4281/B /ďalej len „Osmos“) a jej zákazníkmi, ktoré sa týkajú predaja softvérových produktov, služieb a súvisiaceho tovaru. Pokiaľ nebolo medzi stranami písomne dohodnuté inak, použitie všeobecných podmienok nákupu alebo akýchkoľvek iných podmienok, ktoré zákazník vydal alebo na ktoré sa odvoláva, je výslovne vylúčené. Tieto  Všeobecné podmienky sa použijú na všetky obchody medzi Osmos a zákazníkom, a to aj bez osobitného odkazu. Vzťahy medzi Osmos a zákazníkom, ktoré sa týkajú predaja softvérových produktov, služieb a súvisiaceho tovaru. sa riadia v súlade s platnými zákonmi SR predovšetkým príslušnými ustanoveniami zákona č. 513/1991 Zb. obchodného zákonníka ďalej ustanoveniami zákona č. 185/2015 Z.z. Autorský zákon.

2. Definícia uvedených pojmov

VÝROBCA – výrobcom softvéru PdC je Holandska spoločnosť BEMET International BV, Holandsko PdC – je skratkou obchodného názvu softvérového produktu Plan-de-CAMpagne vyvinutou spoločnosťou BEMET International BV, Holandsko. DODÁVATEĽ – spoločnosť OSMOS s.r.o., ktorý je oprávnený dodávanie a implementovanie produktu od výrobcu softvéru PdC pre Slovenskú a Českú republiku. ÚDRŽBA – update softvéru – je služba, ktorú si môže zákazník predplatiť. Táto služba oprávňuje zákazníka na prístup k najnovším verziám softvéru PdC ako aj softvéru dodaného podľa rozpisu v cenových ponukách. LICENCIA – písomný súhlas spoločnosti OSMOS s.r.o. ako Dodávateľa – udeľovateľa sublicencie a poskytovateľa softvéru od výrobcu softvéru spoločnosti BEMET International BV, Holandsko tretím stranám, a to v rozsahu podľa licenčných podmienok výrobcu bez možnosti udelenia sublicencie alebo postúpenia licencie. Licencia je udelená podpisom preberacieho protokolu s poskytnutím prístupových údajov k aktivácií licencie. SOFTVÉR – je programovým vybavením digitálneho zriadenia (PC, Laptop, Mobilné zriadenie, tablety. Manuály, alebo materiály k podpore produktu sú dodané iba v prípade, ak je v cenovej ponuke výslovne uvedené, že tvoria súčasť dodávky. IMPLEMENTACIA – je dohodnutý proces inštalácie, zavedenia softvérového riešenia PdC do prevádzky, ktorý je odsúhlasený obidvoma stranami na základe písomného podkladov textovej, alebo elektronickej podobe. Každá zmena musí byť vzájomne odkonzultovaná a potvrdená, že nové navrhované riešenie je obojstranne akceptované. Všetky služby spojené zo zmenou, sú spoplatnené, ak nebolo dohodnuté inak. PROCES – určuje pravidlá, ktorými sa bude implementovať a školiť softvér. Proces určuje všetky dohodnuté kroky, pozície a tok informácií, logistiku pracovných pozícií a ich zodpovednosti. Dohodnutý proces je možné zmeniť, len na základe písomnej požiadavky, na ktorú je povinný Dodávateľ písomne odpovedať a vyjadriť súhlas – nesúhlas k zmene procesu. KONCOVÝ UŽÍVATEĽ – je osoba pracujúca pre Objednávateľa, ktorá používa dodaný softvér, alebo službu. TECHNICKÁ PODPORA, HOTLINE, – predstavuje pomoc pri práci s programom. Služba je poskytovaná cez mail,  telefón, resp. cez hlasový program prostredníctvom internetu v kombinácii so softvérom pre vzdialenú podporu. Službu je potrebné mať predplatenú, alebo objednanú. ZÁKAZNÍK (alebo aj OBJEDNÁVATEĽ, ODBERATEĽ) – je osoba, od ktorej Dodávateľ obdržal objednávku, alebo s ktorou uzavrel zmluvu na dodanie softvéru alebo služieb VOP – skratka pre VŠEOBECNÉ OBCHODNÉ PODMIENKY spoločnosti OSMOS s.r.o. ZMLUVA – je dokument, ktorý sa uzatvára medzi Dodávateľom a odberateľom. Súčasťou zmluvy je cenová ponuka, ktorá tvorí jej neoddeliteľnú časť aj s rozpisom dodaného softvéru alebo služieb. DOBA REAKCIE – je časový úsek, za ktorý musí Dodávateľ reagovať na požiadavku, ktorá príde výlučne elektronicky a to na podpora@osmos.sk CENOVÁ PONUKA – je dokument v ktorom je uvedený rozsah dodaných licencií a služieb ako aj ich popis a cena. Obsahuje konkrétne údaje k implementácií softvéru a služieb. CENNÍK SLUŽIEB – je dokument, ktorý je aktualizovaný raz ročne. Tento dokument je dostupný na vyžiadanie a je platný vždy na jeden kalendárny rok. SKRIPTY / REPORTY – slúžia na rozšírenie softvérového riešenia o dodatočnú  funkčnosť na základe požiadaviek zákazníka.

3. Práva a povinnosti Objednávateľa

Objednávateľ má právo využívať dodaný softvér a služby v súlade s VOP ako aj licenčnými podmienkami výrobcu uvedenými na webovej stránke pdc.osmos.sk. Objednávateľ sa zaväzuje uhradiť všetky platby na základe dohodnutých platobných podmienok. Objednávateľ poskytne počas implementácií a plnenia objednaných služieb úplnú súčinnosť ako aj prístupy na hardvér a softvér, ktorý sa využíva pri implementácií. V prípade, že je Objednávateľom na to určená externá osoba, tak táto osoba musí byť oboznámená s touto informáciou. Objednávateľ berie na vedomie, že po dobu omeškania poskytnutia súčinnosti nie je výrobca v omeškaní s poskytnutím plnenia. Ak nie je možné dodržať termín pre dodanie školení a služieb zo strany Objednávateľa musí Objednávateľ písomne, najskôr deň vopred informovať Objednávateľa písomne o tejto skutočnosti. V prípade, že to tak nie je, budú účtované storno poplatky podľa aktuálne platného cenníka služieb. Licencie smie využívať iba v počte, uvedenom v cenovej ponuke a musia sa na uvedený účel aj využívať. Poskytnuté licencie nie je možné kopírovať a rozširovať ich. Pre správny chod softvéru ako aj jeho doladenie Objednávateľ umožní prístup k dodanému softvéru ako aj k databázam na mieste ako aj na diaľku cez internet. Umožní mu prístup cez práva užívateľa, tak ako bude spoločne dohodnuté. V prípade, ak si odberateľ neplní svoje záväzky čo sa týka úhrad faktúr dodávateľa má Dodávateľ právo  účtovať si zmluvnú pokutu vo výške 0,05% z dlžnej sumy za každý deň, ktorý sa Objednávateľ omešká. Odberateľ je povinný túto zmluvnú pokutu 0,05% z dlžnej sumy za každý deň omeškania zaplatiť odberateľovi aj keby porušenie povinnosti nezavinil. Odberateľ a dodávateľ považujú výšku tejto zmluvnej pokuty 0,05% z dlžnej sumy za každý deň omeškania za primeranú Zároveň je dodávateľ oprávnený zablokovať Objednávateľovi prístup k softvéru, ak sa dlžná suma týka dodávky softvéru ako takého. Tak je dodávateľ oprávnený pozastaviť technickú podporu ako aj ešte nedodané služby. Odberateľ má právo reklamovať fakturované služby do 30 dní od ich poskytnutia a to písomnou, ale elektronickou formou v podobe mailu na obchodníka, ktorý má daného Objednávateľa na starosti. V prípade, že si Objednávateľ vykonáva pravidelnú Údržbu softvéru sám, preberá všetku zodpovednosť za jej správnu inštaláciu.

4. Práva a povinnosti Dodávateľa

Dodávateľ dodá Objednávateľovi softvér podľa cenovej ponuky a procesu, ktorý bol vzájomne odkonzultovaný s dohodnutý. Dodaním sa rozumie, inštalácia na pracovné stanice, inštalácia na server zákazníka ako aj na termináloch, ak boli súčasťou objednávky. Inštalácia môže byť vykonaná vzdialene, alebo osobne technikom Dodávateľa, prípadne externým technikom. Po inštalácií ako aj každom výjazde bude spísaný protokol a ten slúži ako podklad k fakturácií. Dodávateľ garantuje, že zákazník bude mať prístup k aktualizácií softvéru, ak túto službu Údržba bude mať zákazník objednanú a zaplatenú. Aktualizáciu si bude môcť urobiť sám, alebo si ju objedná u Dodávateľa ako službu. Dodávateľ deklaruje, že v čase implementácie a prevzatia bude softvér funkčný tak ako bolo dohodnuté a objednané. Objednávateľ nie je povinný upravovať softvér po prevzatí a po podpise protokolu o prevzatí. Každé doprogramovanie musí byť vzájomne odkonzultované a požadovaná funkčnosť bude môcť byť potom riešená na základe objednávky a dodržaní platobných podmienok. Dodávateľ má právo ukončiť technickú podporu funkčnosti softvéru na hardvéri a softvéri, ktorý už nie je podporovaný priamo jeho Dodávateľom. Ak je možné nájsť iné riešenie, tak Dodávateľ oboznámi Objednávateľa o riešení. Prípadné výdavky si hradí Objednávateľ.

5. Doplnkové služby, programovanie

Služby, ktoré nie sú štandardné musí Objednávateľ odkonzultovať s Dodávateľom. Dodávateľ sa musí vyjadriť, či je daná požiadavka realizovateľná. Informuje Objednávateľa o termíne a zacenení danej služby. Každá takáto služba je pre Dodávateľa ako nová požiadavka, preto musí byť objednaná. Takéto dodatočné objednané služby nesmú byť použité ako dôvod pre výhradu k dodanie softvéru a služieb ako celku a byť dôvodom pre neprevzatie implementácie. Na všetky skripty ako aj reporty tvorené pre zákazníkov spoločnosti OSMOS s.r.o. je použité jadro so štandardizovaných skriptov OSMOS s.r.o., ktoré upravuje naša spoločnosť na žiadosť zákazníka.  Spoločnosť OSMOS s.r.o. dáva právo na jeho používanie. Spoločnosť OSMOS s.r.o. je jeho vývojárom a môže ho použiť aj na ďalšiu úpravu a predaj.

6. Technická podpora, Hotline, Helpdesk

Služba sa poskytuje výhradne zákazníkom Dodávateľa. Je poskytovaná prednostne zákazníkom, ktorý majú objednanú a zaplatenú službu Údržba. Služby sú dostupné iba v pracovné dni a to od 7.30 hod. do 15.30 hod. Požiadavky na podporu je potrebné zaslať dodávateľovi, a to, výhradne zaslaním mailu koncového užívateľa na podpora@osmos.sk.  Ten je informovaný o prijatí jeho požiadavky. Služba je poskytovaná cez mail,  telefón, resp. cez hlasový program prostredníctvom internetu v kombinácii so softvérom pre vzdialenú podporu. Táto služba nezaväzuje Dodávateľa, aby reagoval ihneď na vznesené požiadavky. Podpora bude zaevidovaná a budú sa jej technici venovať podľa postupnosti priorít. Priority pre riešenie požiadaviek od zákazníka si určuje Dodávateľ sám. Služby, ktoré nie je možné vyriešiť Dodávateľom a je nutné, aby ich riešil Výrobca softvéru, sú účtované tarifou podľa cenníka. V prípade, že Objednávateľ musí požiadavku riešiť cez Výrobcu, je povinný oznámiť túto skutočnosť vopred a po odsúhlasení od Objednávateľa tak vykoná. Vykonané služby ako je Technická podpora na diaľku, je účtovaná vždy na konci mesiaca. Faktúra za dané služby ako ja výpis čerpaných služieb, ktorý je vždy súčasťou faktúry sa potom zasiela Objednávateľovi na úhradu. Služby priamo u Objednávateľa vykonané technikom   vrátane dopravy sú fakturované do 3 dní od vykonania služby, ak nebolo dohodnuté inak.

7. Údržba softvéru – Update softvéru

Služba sa poskytuje výhradne zákazníkom, ktorý si danú službu objednali a zaplatili. Údržbou sa rozumie, že Objednávateľ má právo na prístup a stiahnutie si najaktuálnejšej verzie programu Update. Objednávateľ si môže urobiť Update sám. Objednávateľ je povinný dodržať inštalačné pravidlá, inak v prípade vzniku vád nepreberá Dodávateľ záruku na správny Update a stratu dát. Inštaláciu Update a zálohovanie dát pred Updatom je možné riešiť aj prostredníctvom Dodávateľa, pričom bude účtovaný iba skutočne strávený čas vykonania updatu. Služba sa poskytuje na dobu neurčitú. Fakturácia služby je uskutočňovaná raz ročne v Januári, a to na sumu za údržbu na daný rok. V prípade objednania služby v priebehu roka bude faktúra za službu na daný rok vystavená následne po objednaní služby. Suma bude prepočítaná alikvotne do konca kalendárneho roka. Každý rok je navýšená suma o index inflácie v Holandsku. Službu je možné vypovedať bez udania dôvodu, a to vždy 3 mesiace pred koncom kalendárneho roka písomne, mailom na obchodného zástupcu Dodávateľa.

8. Ceny

Všetky ceny v cenových ponukách, v cenníkoch a prílohách ak nie je písané inak sú uvádzané  bez DPH. Ceny za Softvér sú vždy uvedené v cenovej ponuke, ktorá tvorí neoddeliteľnú súčasť pre objednávku. Objednávka sa musí odvolávať na danú cenovú ponuku. V prípade, že objednávateľ objedná z cenovej ponuky iba časť tovaru a služieb, Dodávateľ pošle zákazníkovi potvrdenie objednávky aj s cenami, alebo spracuje novú cenovú ponuku iba s položkami, o ktoré má zákazník záujem. Ceny za služby sú vždy uvedené v aktuálnom platnom cenníku pre daný rok, ak nebolo dohodnuté inak. Cenník je možné zaslať na požiadanie.

9. Dodacie a platobné podmienky

Dodanie softvéru prebieha jeho aktiváciou u zákazníka, alebo na diaľku a jeho odovzdaním písomne, podpísaním dodacieho listu, alebo elektronicky, kde sú uvedené licenčné čísla k používaniu. Dodanie služby na mieste je odovzdané a prebraté protokolom, ktorý môže byť doplnený o kontrolný list s uvedením, čoho sa dodanie služby týkalo. Dodanie služby na diaľku je vykonávané telefonicky, mailom, vzdialeným prístupom a na konci mesiaca zákazník obdrží výpis čerpaných služieb s dátumom a časom a krátkym popisom. Platobné podmienky za Softvér, hardvér a pred implementačné služby vo faktúre sú vždy uvedené tak ako bolo uvedené v cenovej ponuke pre Objednávateľa. Ostatné služby sú fakturované so splatnosťou 3 dni, od vystavenia faktúry. Licencie a tovar sú majetkom Dodávateľa až do celkového splatenia fakturovanej sumy.

10. Záruky a zodpovednosť užívaním

Dodávateľ poskytuje záruku na softvér pre Objednávateľa v prípade, že softvér je pravidelne aktualizovaný. Záruka sa vzťahuje na funkcionalitu tak, ako bola dohodnutá a odovzdaná preberacím listom po implementácií riešenia. Dodávateľ nezodpovedá za škody, ktoré vzniknú nesprávnym používaním softvéru a programových úprav, postupov ako aj zmenou doporučeného hardvéru. Dodávateľ sa týmto zaručuje, že neporušuje a nepoškodzuje práva tretích strán. Dodávateľ a ani Výrobca nie je zodpovedný za stratu a poškodenie údajov zálohovaním, ak zálohovanie nie je vykonané pravidelne a doporučeným spôsobom priamo cez softvér Výrobcu. Záruka na softvér je 6 mesiacov od jeho inštalácie u Odberateľa. Na dodávaný tovar, ak bol predmetom dodávky, je záruka podľa platnej legislatívy. Ak nebolo dohodnuté inak, tak Objednávateľ si uplatní záruku priamo v spoločnosti, od ktorého Dodávateľ tovar zakúpil.

11. Reklamácia

V prípade vzniku vád /t.j. daný softvér, služba nie je funkčná tak ako bolo v čase odovzdania do užívania), je potrebné bezodkladne upovedomiť Dodávateľa písomne, prípadne elektronicky. Dodávateľ je povinný sa vyjadriť k danej veci do 30 dni od doručenia reklamácie. Objednávateľ obdrží od Dodávateľa vyjadrenie k reklamácií. Ak boli reklamované veci spôsobené Objednávateľom, má právo Dodávateľ účtovať všetky výdavky spojené k tomuto zisteniu. Dodávateľ musí písomne informovať Objednávateľa o stave a prípadnom riešení. Ak Dodávateľ uzná reklamáciu, všetku výdavky, ktoré mu tým vzniknú si rieši na vlastné náklady a nemôžu byť prenesené na Objednávateľa.

12. Komunikácia

Dodávateľ a Objednávateľ sa dohodli, že všetka komunikácia musí byť zachytávaná výlučne v elektronickej podobe. Dokumenty, ktoré je nutné potvrdiť písomným podpisom, musia byť vytlačené v 2 kópiách a každá zo strán dostane jednu z nich. Požiadavky a informácie, ktoré je potrebné zodpovedať, je potrebné zaslať na e-mailovú adresu Obchodníka (Projektového vedúceho), alebo na adresu podpory, a to výlučne elektronicky. V prípade, že objednávateľ bezdôvodne odmietne prevzatie dokumentu, služby alebo tovaru napriek tomu, že boli zaslané na základe VOP alebo inej zmluvy, budú tieto považované zo dodané. Dôvodom na odmietnutie prevzatia nie je vada, ktorá nespôsobuje nemožnosť užívania služby alebo tovaru.

13. Záverečné ustanovenia

V prípade rozporu VOP so zmluvou sa považujú za platné ustanovenia zmluvy. Ak dojednania v zmluve nie sú bližšie špecifikované, tak sa riadia právnym poriadkom SR a zákonom č. 513/1991 obchodný zákonník. Uvedené VOP je Dodávateľ oprávnený meniť aj bez súhlasu Objednávateľa. O zmenách vo VOP musí byť Objednávateľ informovaný 15 dní pred ich platnosťou a je informovaný písomne, prípadne elektronicky alebo zverejnením na webovej stránke. Všeobecné obchodné podmienky sú platné od 1.3.2020.