5 identified threats in the implementation of the ERP system

Due to the unification of concepts and orientation in the issue, we will look at the basic purposes that ERP software brings, what it is used for and why its deployment in every company is justified.

Basic functions of ERP system:

  • Complete records of customers, suppliers, materials, warehouses, orders, framework contracts, employees, simply complete records of all data that need to be recorded,
  • Planning of production, capacities of workplaces, collection of worked times and performances,
  • Purchase, receipt, warehousing operations, logistics operations,
  • Shipping, delivery, invoicing,
  • Complaints, repairs, tracing of materials and responsible persons
  • Connection to all systems used in the company today, for example: accounting, Nesting, CAD, CAM.

So you plan to deploy an ERP system, you have chosen the ideal ERP for you, now all that remains is to implement it. You know that implementing ERP can be a daunting process. Unfortunately, you also know that ERP implementation failures are common and that you will need to plan, adhere to, and control the implementation process for this project to work.

The implementation process varies depending on the size and focus of the company. The implementation plan will help you create an implementation technician. A joint effort and combination of your production information and the experience of the implementation technician creates a plan that you will be able to manage and evaluate during the implementation.

The most important steps to proper implementation

  • Analysis of current processes in the company.
  • Identification of key employees for each group of processes.
  • Determination of a new process map with the help of the experience of the implementation technician and ERP software.
  • Identification of key users, employees responsible for different areas of management and planning.
  • Start a test installation of ERP software.
  • User training.
  • Practical training of users.
  • Transition to a sharp version of the ERP system.
  • Enhanced technical support during the first months after implementation.

The implementation process is set up in order to maintain as many original processes and procedures as possible, so that employees are not forced to change their routines. The evaluation of the original processes and the proposal of new ones aims exclusively to improve the original processes. Redundant steps that the software performs automatically are often removed.

The most common threats to successful implementation

  1. Incomplete cooperation of the company’s management with the implementation team.
  2. Disinformed users.
  3. Inactive users in the test phase of implementation.
  4. Low user involvement, underestimation of one’s own importance in the process or unclear position of the user in the process.
  5. Simultaneous endurance of users on old methods of registration during the sharp operation of the ERP system.

1. Incomplete cooperation of the company’s management with the implementation team

It happens that the owners or managers in the companies leave the implementation exclusively to the implementation team of the ERP system supplier. This procedure prevents proper implementation, as the delegated powers of employees are often insufficient to adjust strategic procedures.

Strategic planning is the key to setting up the system, because the system should reflect the near future and the company’s plans in its growth. The owner or employee of the company who works with this vision and plan is therefore needed in the ERP configuration process.

Another example of practice is users who are not motivated to change. They are insufficiently aware of the benefits of implementing the system for their work. The implementation technician is not able to make users need to focus on training or implementation to the fullest.

The natural solution is for the manager to set the company’s culture and employee awareness so that they are aware of the benefits for the company and their position. Approach from the position of authority is expected and a firm point of responsibility should be the superior, who leads his team to better results and simplification of their work.

2. Disinformed users

The basic premise of many future users is that with the implementation of the new system, their work will multiply. This is often really true. However, only if users are not satisfied with the system and partially replace it with other tools such as manually created tables, or if the ERP system is incorrectly implemented.

However, this myth is unfounded, because the ERP system replaces all processes with a single environment and interconnects data that is entered into the system only once. Customer information is entered once and is entered automatically at each subsequent step. The specific gravity information of a particular material is entered only once and is reused. The data is carried by the system itself without user intervention and always correctly.

Minimizing the number of inputs results in a reduction in error rates and a significant reduction in the time required to record.

Such misinformation can cause employee dissatisfaction or even fluctuation. The solution is to openly discuss the information with the supervisor, the implementation project manager and the implementation technician.

3. Inactive users in the test phase of implementation

During implementation, the testing phase begins with the installation of the test environment so that all users can freely test the acquired knowledge directly in the software and thus reveal weaknesses. Subsequently, it is possible to consult them at further trainings, automate processes, get acquainted with the system, all without the risk of creating errors or incorrect data in the sharp version of the software.

Another reason is the financial burden. During implementation, technical support is free and requests can be processed faster and at no additional cost. The trial period must be used to the full.

Users tend to complain about the volume of their day-to-day work, which is not reduced immediately by implementation. The argument is logical and cannot be avoided. In part, it can help plan implementation during a less exposed period, when there are fewer contracts in the company, or support employees by taking away some of the duties or allowing paid overtime.

The other side of the coin remains that with the right personal time planning and the right motivation, the user only needs to spend 30 minutes a day during the test period to verify their acquired knowledge from the training and thus sufficiently practice their future work in the system. The right balance needs to be determined from experience individually.

4. Low user involvement, underestimation of one’s own importance in the process or unclear position of the user in the process

The vaguely defined rights and obligations of the position in which the user works mean that the employee himself is not able to clearly identify where his position is in the process, what other processes he is dependent on, or what processes depend on him. This condition often causes an underestimation of one’s importance in the production, control or management cycle.

A clear definition of the processes, in particular their owner, the executor, the follow-up processes and the means available to carry out the operation, will cause questions to be answered unequivocally and quickly, which would otherwise lead to reluctance or even refusal to participate in implementation.

The last point in which the identification needs to be done is at the point of determining the key users of the system for each process. However, it is ideal to deal with such mapping internally on an ongoing basis. Subsequently, the employee’s position is definable, it can be given a name and it is also transferable to a substitute, or it is easier to fill in case of employee turnover.

5. Concurrent endurance on old methods of registration during the sharp operation of the ERP system

During the test period, employees continue to work according to previous established procedures using old tools. At the same time, they try to learn how to work in an ERP system so that their work is faster and simpler.

Some users remain in dual mode even after the sharp operation of the ERP system is deployed. This condition is very dangerous because it slows down processes for other users. There are several potential reasons.

The most common reason is rejection of change or lack of self-confidence in the new system.

If the testing period is underestimated and users leave their testing and experience to a period of sharp operation, they will be forced to create incorrect records in the sharp version. This situation has a huge impact on the cost of technical support, time delays and overall dissatisfaction with the system.

The solution is not to rush the transition to the sharp version. We end the implementation plan in OSMOS sro by testing users. Testing mainly involves checking the practical skills of users, just to maintain the consistency of the database and full functionality in each job position.

The implementation plan is a simple sequence of operations. Follow-up, measurability and structure will reduce the volume of potential problems to almost zero. Implementation is an integral part of the Bemet ERP system.

ERP system are not licenses, but a complete solution. Our product is the digitization and simplification of processes with the help of Bemet ERP, an exceptional system designed by engineers for engineers.


Is your manufacturing company ready for the next step?

Prehlásenie o spracovaní osobných údajov v zmysle GDPR

Kto spracováva vaše údaje

Informácie o spracúvaní osobných údajov poskytované v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zo dňa 27.4.2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov (ďalej len „GDPR“) spracováva naša spoločnosť: OSMOS s.r.o. Pečianska 31 851 01 Bratislava 5 +421 2 6381 3478, gdpr@osmos.sk IČO:  35957522 DIČ: 2022096252

Aké osobné údaje spracovávame

Osobné údaje označujú akýkoľvek údaj, ktorý obsahuje Váš špecifický osobný údaj ako identifikovateľnej osoby, napríklad meno, a priezvisko, adresa, emailová adresa, telefónne číslo.

Na aké účely spracúvame osobné údaje?

Spoločnosť OSMOS s.r.o. zhromažďuje, zaznamenáva alebo spracováva údaje iba na účely vykonávania svojich vlastných obchodných cieľov a účelu svojich dcérskych spoločností. Naše webové stránky sú v zásade dostupné všetkým používateľom bez zhromažďovania akýchkoľvek osobných údajov. Osobné údaje sa požadujú, spracúvajú a používajú iba v rozsahu, v akom je to potrebné na poskytnutie požadovaných služieb alebo poskytnutie akéhokoľvek obsahu. Bez Vášho súhlasu:
  • na účel predzmluvných vzťahov
Vaše osobné údaje spracúvame na účely vybavenia Vašej požiadavky prostredníctvom vyplnenia formulára na webe (napr. dopytu na SW, HW, školenie).
  • na účel uzavretia kúpnej zmluvy alebo zmluvy na údržbu. Vaše osobné údaje spracúvame na účely objednávky tovaru alebo služby, na účely vystavenia a doručenia faktúry, dodacieho listu, na odstúpenie od zmluvy a na vybavenie reklamácie.
  • na základe oprávneného záujmu. Vaše osobné údaje môžeme spracúvať bez Vášho súhlasu na základe nášho oprávneného záujmu, napr. pri obhajobe právnych nárokov vyplývajúcich zo zmluvy alebo pri vymáhaní pohľadávok.
  • na základe plnenia zákonnej povinnosti. Vaše osobné údaje môžeme spracúvať bez Vášho súhlasu na účely archivácie obchodných dokumentov alebo účtovných dokladov podľa zákona o účtovníctve.
S Vašim súhlasom:
  • na marketingové účely, t.j. najmä ponuka produktov a služieb prostredníctvom e-mailu, telefonickým oslovením alebo zaslaním Newslettera. Súhlas na marketingové účely je dobrovoľný. Bez jeho udelenia Vám žiaľ nemôžeme poskytovať ponuky tovarov a služieb a informovať Vás o novinkách.

Odkiaľ získavame Vaše osobné údaje

Keď vstúpite na naše webové stránky, automaticky sa zaznamenajú všeobecné informácie. Tieto informácie obsahujú napríklad typ použitého webového prehľadávača, použitý operačný systém, názov domény poskytovateľa internetových služieb a podobné (napr. Údaje o serveri / protokolové súbory servera). Patria sem iba informácie, ktoré neumožňujú žiadne závery týkajúce sa vašej osoby. Tieto údaje sa navyše generujú aj pri prístupe na akúkoľvek inú webovú stránku na internete. Toto preto nie je špecifická funkcia našej webovej stránky. Informácie získané týmto spôsobom štatisticky vyhodnocujeme. Naše stránky sú: www.osmos.sk bemet.osmos.sk https://www.facebook.com/osmosbratislava

Spracovanie vašich osobných údajov

Pri manipulácii s osobnými údajmi sa používajú všetky potrebné technické a organizačné bezpečnostné opatrenia, aby sa vaše osobné údaje náležite chránili pred neoprávneným prístupom a zneužitím. Aby sme ochránili bezpečnosť vašich údajov počas prenosu, používame šifrovacie postupy (SSL) cez HTTPS.  Naši zamestnanci sú povinní pri manipulácii s osobnými údajmi dodržiavať ustanovenia GDPR.

Newsletter, informačné maily

Aby ste sa mohli zaregistrovať na zasielanie noviniek, musíte vyplniť špeciálne označené polia, ako meno a e-mailová adresa – všetky ostatné informácie sú uvedené z Vašej strany dobrovoľne. Príjemcovia Newsletterov, Informačného spravodaja môžu byť informovaní e-mailom len o informáciách, ktoré súvisia s tovarom a službami poskytujúcimi spoločnosťou OSMOS s.r.o.. Registrácia sa uskutoční v postupných dvojitím overením. Po zadaní údajov dostanete e-mail s odkazom na potvrdenie, na ktorý musíte znova kliknúť. Ukladajú sa tieto údaje: Registračné údaje, prihlásenie, potvrdenie, čas odhlásenia, adresa internetového protokolu a zmeny uložených údajov. Náš informačný mail sa odosiela prostredníctvom poskytovateľa služieb Microsoft. E-mailové adresy našich príjemcov a opísané údaje sa ukladajú výlučne na serveroch spoločnosti Microsoft. V rozsahu povolenom na základe rozhodného práva môžu byť osobné údaje zhromaždené na základe tejto zmluvy prenesené, uložené a spracované v Spojených štátoch alebo v akejkoľvek inej krajine, v ktorej spoločnosť Microsoft alebo jej afilácie, prípadne ich príslušní zástupcovia a subdodávatelia udržiavajú svoje prevádzkové zariadenia. Spoločnosť Microsoft bude dodržiavať požiadavky zákona o ochrane údajov v Európskom hospodárskom priestore a Švajčiarsku týkajúce sa zhromažďovania, používania, prenosu, uchovávania a iného spracúvania osobných údajov z Európskeho hospodárskeho priestoru a Švajčiarska. Súhlas s odoslaním Newsletteru môžete kedykoľvek odvolať. Zrušením vášho súhlasu vyprší aj súhlas s budúcim spracovaním vašich osobných údajov. Vaše odvolanie nám navyše môžete kedykoľvek poslať aj mailom na info@osmos.sk.


Na našich stránkach www.osmos.sk  nie sú integrované žiadne pluginy sociálnej siete Facebook, ale iba bežný hypertextový odkaz na našu stránku Facebook. Kliknutím na Facebook opustíte stránky www.osmos.sk  a dostanete sa priamo na Facebook.com. Spoločnosť OSMOS s.r.o.  nemôže ovplyvniť, ktoré používateľské údaje Facebook zaznamenáva, ako sa budú spracúvať alebo či budú poskytnuté tretím stranám. Informácie o údajoch zaznamenaných Facebookom a ich spracovaní nájdete vo vyhlásení o ochrane osobných údajov v sociálnej sieti.

Zverejňovanie pracovných ponúk / online pracovných ponúk

Vaše údaje o žiadosti budeme zhromažďovať a spracovávať za účelom spracovania žiadosti. Ak po vašej žiadosti nasleduje uzavretie pracovnej zmluvy, vaše prenášané údaje môžeme v súlade s príslušnými právnymi predpismi uložiť do vášho osobného spisu na účely vzájomnej spolupráce a pre administratívne účely. Ak bude vaša žiadosť zamietnutá, údaje, ktoré ste poskytli, sa automaticky vymažú dva mesiace po informovaní Vás o zamietavom stanovisku. To neplatí, ak chcete, aby sme Vás evidovali, a ak by v budúcnosti bolo možné poskytnúť pracovnú pozíciu pre Vašu osobu. K tomu treba Váš súhlas, aby bolo možné dlhšie uloženie Vašich údajov v našej databáze potenciálnych žiadateľov.

Ako dlho zostanú údaje uložené?

Dodržiavame zásady uchovávania údajov výhradne v rozsahu nevyhnutnom pri riadení a spravovaní vzťahov. Po skončení príslušného účelu, alebo po uplynutí lehoty na spracovanie,  budú príslušné údaje zneprístupnené, alebo vymazávané podľa zákonných predpisov. Pokiaľ ste nám udelili súhlas k spracúvaniu osobných údajov pre účely zasielania Newsletterov a informačných mailov, ponúk, je doba uloženia vašich osobných údajov 5 rokov od udelenia súhlasu.

Poskytovanie údajov tretej krajine

Vaše osobné údaje neposkytujeme tretím stranám. Pokiaľ budú naši poskytovatelia služieb alebo partneri v budúcnosti so sídlom mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), budeme vás v popise ponuky informovať o tejto okolnosti a žiadať Vás súhlas.

Prístup a práva v súvislosti so spracovaním údajov

Informácie o uložených údajoch o vašej osobe si môžete kedykoľvek vyžiadať od spoločnosti OSMOS s.r.o. . Kedykoľvek môžete tiež požiadať o opravu, vymazanie a zablokovanie jednotlivých osobných údajov. Práva:
  • prístup k osobným údajom. Máte právo na potvrdenie, či osobné údaje sú alebo nie sú spracúvané. Máte právo na poskytnutie kópií spracúvaných osobných údajov.
  • Právo na opravu. V prípade ak spracúvame Vaše neaktuálne osobné údaje prosím informujte nás a my Vaše osobné údaje opravíme.
  • Právo na vymazanie. Na Vašu žiadosť sme povinní Vaše osobné údaje vymazať. Žiadosť však individuálne vyhodnotíme, či sú splnené podmienky, pretože zákonná povinnosť či oprávnený záujem nás oprávňuje ponechať si Vaše osobné údaje.
  • Právo na obmedzenie spracúvania. Na Vašu žiadosť sme povinní Vaše osobné údaje spracúvať výhradne na splnenie najnutnejších zákonných povinností, teda obmedziť ich spracúvanie.
  • Právo na prenos údajov. Ak si prajete, aby sme poskytli Vaše osobné údaje inému prevádzkovateľovi, inej spoločnosti, odovzdáme Vaše osobné údaje v zodpovedajúcom formáte, ak nám v tom nebudú brániť žiadne zákonné prekážky.
  • Právo namietať spracúvanie na účely priameho marketingu a profilovanie. V prípade, ak nesúhlasíte so spracovaním Vašich údajov na účely marketingu informujte nás a my Vaše osobné údaje na tieto účely nebudeme spracúvať.
Okrem toho môžete svoje námietkové právo uplatniť kedykoľvek, bez udania dôvodu a kedykoľvek zmeniť alebo úplne odvolať svoje vyhlásenie o súhlase platné pre budúcnosť. Vaše odvolanie môžete zaslať spoločnosti OSMOS s.r.o. buď poštou, alebo e-mailom gdpr@osmos.sk. Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Podnet alebo sťažnosť vo veci spracúvania Vašich osobných údajov môžete podať dozornému orgánu, t. j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, tel.: +421 2 3231 3220, www.dataprotection.gov.sk.

Zmeny a doplnenia našich ustanovení o ochrane údajov

Vyhradzujeme si právo príležitostne upraviť toto vyhlásenie o ochrane údajov tak, aby vždy zodpovedalo súčasným zákonným požiadavkám alebo aby sa vykonali zmeny v našich službách vo vyhlásení o ochrane údajov, napríklad zavedením nových služieb. Nové vyhlásenie o ochrane údajov sa potom vzťahuje na vašu novú návštevu. Tieto údaje sme aktualizovali 1.1.2020.

Obchodné a licenčné podmienky

1. Úvodné ustanovenie

Všeobecné obchodné podmienky sa vzťahujú na všetky  obchodné vzťahy medzi obchodnou spoločnosťou OSMOS s.r.o. so sídlom Pečnianska 31, 851 01, IČO: 35957522,zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, vložka číslo: 4281/B /ďalej len „Osmos“) a jej zákazníkmi, ktoré sa týkajú predaja softvérových produktov, služieb a súvisiaceho tovaru. Pokiaľ nebolo medzi stranami písomne dohodnuté inak, použitie všeobecných podmienok nákupu alebo akýchkoľvek iných podmienok, ktoré zákazník vydal alebo na ktoré sa odvoláva, je výslovne vylúčené. Tieto  Všeobecné podmienky sa použijú na všetky obchody medzi Osmos a zákazníkom, a to aj bez osobitného odkazu. Vzťahy medzi Osmos a zákazníkom, ktoré sa týkajú predaja softvérových produktov, služieb a súvisiaceho tovaru. sa riadia v súlade s platnými zákonmi SR predovšetkým príslušnými ustanoveniami zákona č. 513/1991 Zb. obchodného zákonníka ďalej ustanoveniami zákona č. 185/2015 Z.z. Autorský zákon.

2. Definícia uvedených pojmov

VÝROBCA – výrobcom softvéru PdC je Holandska spoločnosť BEMET International BV, Holandsko PdC – je skratkou obchodného názvu softvérového produktu Plan-de-CAMpagne vyvinutou spoločnosťou BEMET International BV, Holandsko. DODÁVATEĽ – spoločnosť OSMOS s.r.o., ktorý je oprávnený dodávanie a implementovanie produktu od výrobcu softvéru PdC pre Slovenskú a Českú republiku. ÚDRŽBA – update softvéru – je služba, ktorú si môže zákazník predplatiť. Táto služba oprávňuje zákazníka na prístup k najnovším verziám softvéru PdC ako aj softvéru dodaného podľa rozpisu v cenových ponukách. LICENCIA – písomný súhlas spoločnosti OSMOS s.r.o. ako Dodávateľa – udeľovateľa sublicencie a poskytovateľa softvéru od výrobcu softvéru spoločnosti BEMET International BV, Holandsko tretím stranám, a to v rozsahu podľa licenčných podmienok výrobcu bez možnosti udelenia sublicencie alebo postúpenia licencie. Licencia je udelená podpisom preberacieho protokolu s poskytnutím prístupových údajov k aktivácií licencie. SOFTVÉR – je programovým vybavením digitálneho zriadenia (PC, Laptop, Mobilné zriadenie, tablety. Manuály, alebo materiály k podpore produktu sú dodané iba v prípade, ak je v cenovej ponuke výslovne uvedené, že tvoria súčasť dodávky. IMPLEMENTACIA – je dohodnutý proces inštalácie, zavedenia softvérového riešenia PdC do prevádzky, ktorý je odsúhlasený obidvoma stranami na základe písomného podkladov textovej, alebo elektronickej podobe. Každá zmena musí byť vzájomne odkonzultovaná a potvrdená, že nové navrhované riešenie je obojstranne akceptované. Všetky služby spojené zo zmenou, sú spoplatnené, ak nebolo dohodnuté inak. PROCES – určuje pravidlá, ktorými sa bude implementovať a školiť softvér. Proces určuje všetky dohodnuté kroky, pozície a tok informácií, logistiku pracovných pozícií a ich zodpovednosti. Dohodnutý proces je možné zmeniť, len na základe písomnej požiadavky, na ktorú je povinný Dodávateľ písomne odpovedať a vyjadriť súhlas – nesúhlas k zmene procesu. KONCOVÝ UŽÍVATEĽ – je osoba pracujúca pre Objednávateľa, ktorá používa dodaný softvér, alebo službu. TECHNICKÁ PODPORA, HOTLINE, – predstavuje pomoc pri práci s programom. Služba je poskytovaná cez mail,  telefón, resp. cez hlasový program prostredníctvom internetu v kombinácii so softvérom pre vzdialenú podporu. Službu je potrebné mať predplatenú, alebo objednanú. ZÁKAZNÍK (alebo aj OBJEDNÁVATEĽ, ODBERATEĽ) – je osoba, od ktorej Dodávateľ obdržal objednávku, alebo s ktorou uzavrel zmluvu na dodanie softvéru alebo služieb VOP – skratka pre VŠEOBECNÉ OBCHODNÉ PODMIENKY spoločnosti OSMOS s.r.o. ZMLUVA – je dokument, ktorý sa uzatvára medzi Dodávateľom a odberateľom. Súčasťou zmluvy je cenová ponuka, ktorá tvorí jej neoddeliteľnú časť aj s rozpisom dodaného softvéru alebo služieb. DOBA REAKCIE – je časový úsek, za ktorý musí Dodávateľ reagovať na požiadavku, ktorá príde výlučne elektronicky a to na podpora@osmos.sk CENOVÁ PONUKA – je dokument v ktorom je uvedený rozsah dodaných licencií a služieb ako aj ich popis a cena. Obsahuje konkrétne údaje k implementácií softvéru a služieb. CENNÍK SLUŽIEB – je dokument, ktorý je aktualizovaný raz ročne. Tento dokument je dostupný na vyžiadanie a je platný vždy na jeden kalendárny rok. SKRIPTY / REPORTY – slúžia na rozšírenie softvérového riešenia o dodatočnú  funkčnosť na základe požiadaviek zákazníka.

3. Práva a povinnosti Objednávateľa

Objednávateľ má právo využívať dodaný softvér a služby v súlade s VOP ako aj licenčnými podmienkami výrobcu uvedenými na webovej stránke pdc.osmos.sk. Objednávateľ sa zaväzuje uhradiť všetky platby na základe dohodnutých platobných podmienok. Objednávateľ poskytne počas implementácií a plnenia objednaných služieb úplnú súčinnosť ako aj prístupy na hardvér a softvér, ktorý sa využíva pri implementácií. V prípade, že je Objednávateľom na to určená externá osoba, tak táto osoba musí byť oboznámená s touto informáciou. Objednávateľ berie na vedomie, že po dobu omeškania poskytnutia súčinnosti nie je výrobca v omeškaní s poskytnutím plnenia. Ak nie je možné dodržať termín pre dodanie školení a služieb zo strany Objednávateľa musí Objednávateľ písomne, najskôr deň vopred informovať Objednávateľa písomne o tejto skutočnosti. V prípade, že to tak nie je, budú účtované storno poplatky podľa aktuálne platného cenníka služieb. Licencie smie využívať iba v počte, uvedenom v cenovej ponuke a musia sa na uvedený účel aj využívať. Poskytnuté licencie nie je možné kopírovať a rozširovať ich. Pre správny chod softvéru ako aj jeho doladenie Objednávateľ umožní prístup k dodanému softvéru ako aj k databázam na mieste ako aj na diaľku cez internet. Umožní mu prístup cez práva užívateľa, tak ako bude spoločne dohodnuté. V prípade, ak si odberateľ neplní svoje záväzky čo sa týka úhrad faktúr dodávateľa má Dodávateľ právo  účtovať si zmluvnú pokutu vo výške 0,05% z dlžnej sumy za každý deň, ktorý sa Objednávateľ omešká. Odberateľ je povinný túto zmluvnú pokutu 0,05% z dlžnej sumy za každý deň omeškania zaplatiť odberateľovi aj keby porušenie povinnosti nezavinil. Odberateľ a dodávateľ považujú výšku tejto zmluvnej pokuty 0,05% z dlžnej sumy za každý deň omeškania za primeranú Zároveň je dodávateľ oprávnený zablokovať Objednávateľovi prístup k softvéru, ak sa dlžná suma týka dodávky softvéru ako takého. Tak je dodávateľ oprávnený pozastaviť technickú podporu ako aj ešte nedodané služby. Odberateľ má právo reklamovať fakturované služby do 30 dní od ich poskytnutia a to písomnou, ale elektronickou formou v podobe mailu na obchodníka, ktorý má daného Objednávateľa na starosti. V prípade, že si Objednávateľ vykonáva pravidelnú Údržbu softvéru sám, preberá všetku zodpovednosť za jej správnu inštaláciu.

4. Práva a povinnosti Dodávateľa

Dodávateľ dodá Objednávateľovi softvér podľa cenovej ponuky a procesu, ktorý bol vzájomne odkonzultovaný s dohodnutý. Dodaním sa rozumie, inštalácia na pracovné stanice, inštalácia na server zákazníka ako aj na termináloch, ak boli súčasťou objednávky. Inštalácia môže byť vykonaná vzdialene, alebo osobne technikom Dodávateľa, prípadne externým technikom. Po inštalácií ako aj každom výjazde bude spísaný protokol a ten slúži ako podklad k fakturácií. Dodávateľ garantuje, že zákazník bude mať prístup k aktualizácií softvéru, ak túto službu Údržba bude mať zákazník objednanú a zaplatenú. Aktualizáciu si bude môcť urobiť sám, alebo si ju objedná u Dodávateľa ako službu. Dodávateľ deklaruje, že v čase implementácie a prevzatia bude softvér funkčný tak ako bolo dohodnuté a objednané. Objednávateľ nie je povinný upravovať softvér po prevzatí a po podpise protokolu o prevzatí. Každé doprogramovanie musí byť vzájomne odkonzultované a požadovaná funkčnosť bude môcť byť potom riešená na základe objednávky a dodržaní platobných podmienok. Dodávateľ má právo ukončiť technickú podporu funkčnosti softvéru na hardvéri a softvéri, ktorý už nie je podporovaný priamo jeho Dodávateľom. Ak je možné nájsť iné riešenie, tak Dodávateľ oboznámi Objednávateľa o riešení. Prípadné výdavky si hradí Objednávateľ.

5. Doplnkové služby, programovanie

Služby, ktoré nie sú štandardné musí Objednávateľ odkonzultovať s Dodávateľom. Dodávateľ sa musí vyjadriť, či je daná požiadavka realizovateľná. Informuje Objednávateľa o termíne a zacenení danej služby. Každá takáto služba je pre Dodávateľa ako nová požiadavka, preto musí byť objednaná. Takéto dodatočné objednané služby nesmú byť použité ako dôvod pre výhradu k dodanie softvéru a služieb ako celku a byť dôvodom pre neprevzatie implementácie. Na všetky skripty ako aj reporty tvorené pre zákazníkov spoločnosti OSMOS s.r.o. je použité jadro so štandardizovaných skriptov OSMOS s.r.o., ktoré upravuje naša spoločnosť na žiadosť zákazníka.  Spoločnosť OSMOS s.r.o. dáva právo na jeho používanie. Spoločnosť OSMOS s.r.o. je jeho vývojárom a môže ho použiť aj na ďalšiu úpravu a predaj.

6. Technická podpora, Hotline, Helpdesk

Služba sa poskytuje výhradne zákazníkom Dodávateľa. Je poskytovaná prednostne zákazníkom, ktorý majú objednanú a zaplatenú službu Údržba. Služby sú dostupné iba v pracovné dni a to od 7.30 hod. do 15.30 hod. Požiadavky na podporu je potrebné zaslať dodávateľovi, a to, výhradne zaslaním mailu koncového užívateľa na podpora@osmos.sk.  Ten je informovaný o prijatí jeho požiadavky. Služba je poskytovaná cez mail,  telefón, resp. cez hlasový program prostredníctvom internetu v kombinácii so softvérom pre vzdialenú podporu. Táto služba nezaväzuje Dodávateľa, aby reagoval ihneď na vznesené požiadavky. Podpora bude zaevidovaná a budú sa jej technici venovať podľa postupnosti priorít. Priority pre riešenie požiadaviek od zákazníka si určuje Dodávateľ sám. Služby, ktoré nie je možné vyriešiť Dodávateľom a je nutné, aby ich riešil Výrobca softvéru, sú účtované tarifou podľa cenníka. V prípade, že Objednávateľ musí požiadavku riešiť cez Výrobcu, je povinný oznámiť túto skutočnosť vopred a po odsúhlasení od Objednávateľa tak vykoná. Vykonané služby ako je Technická podpora na diaľku, je účtovaná vždy na konci mesiaca. Faktúra za dané služby ako ja výpis čerpaných služieb, ktorý je vždy súčasťou faktúry sa potom zasiela Objednávateľovi na úhradu. Služby priamo u Objednávateľa vykonané technikom   vrátane dopravy sú fakturované do 3 dní od vykonania služby, ak nebolo dohodnuté inak.

7. Údržba softvéru – Update softvéru

Služba sa poskytuje výhradne zákazníkom, ktorý si danú službu objednali a zaplatili. Údržbou sa rozumie, že Objednávateľ má právo na prístup a stiahnutie si najaktuálnejšej verzie programu Update. Objednávateľ si môže urobiť Update sám. Objednávateľ je povinný dodržať inštalačné pravidlá, inak v prípade vzniku vád nepreberá Dodávateľ záruku na správny Update a stratu dát. Inštaláciu Update a zálohovanie dát pred Updatom je možné riešiť aj prostredníctvom Dodávateľa, pričom bude účtovaný iba skutočne strávený čas vykonania updatu. Služba sa poskytuje na dobu neurčitú. Fakturácia služby je uskutočňovaná raz ročne v Januári, a to na sumu za údržbu na daný rok. V prípade objednania služby v priebehu roka bude faktúra za službu na daný rok vystavená následne po objednaní služby. Suma bude prepočítaná alikvotne do konca kalendárneho roka. Každý rok je navýšená suma o index inflácie v Holandsku. Službu je možné vypovedať bez udania dôvodu, a to vždy 3 mesiace pred koncom kalendárneho roka písomne, mailom na obchodného zástupcu Dodávateľa.

8. Ceny

Všetky ceny v cenových ponukách, v cenníkoch a prílohách ak nie je písané inak sú uvádzané  bez DPH. Ceny za Softvér sú vždy uvedené v cenovej ponuke, ktorá tvorí neoddeliteľnú súčasť pre objednávku. Objednávka sa musí odvolávať na danú cenovú ponuku. V prípade, že objednávateľ objedná z cenovej ponuky iba časť tovaru a služieb, Dodávateľ pošle zákazníkovi potvrdenie objednávky aj s cenami, alebo spracuje novú cenovú ponuku iba s položkami, o ktoré má zákazník záujem. Ceny za služby sú vždy uvedené v aktuálnom platnom cenníku pre daný rok, ak nebolo dohodnuté inak. Cenník je možné zaslať na požiadanie.

9. Dodacie a platobné podmienky

Dodanie softvéru prebieha jeho aktiváciou u zákazníka, alebo na diaľku a jeho odovzdaním písomne, podpísaním dodacieho listu, alebo elektronicky, kde sú uvedené licenčné čísla k používaniu. Dodanie služby na mieste je odovzdané a prebraté protokolom, ktorý môže byť doplnený o kontrolný list s uvedením, čoho sa dodanie služby týkalo. Dodanie služby na diaľku je vykonávané telefonicky, mailom, vzdialeným prístupom a na konci mesiaca zákazník obdrží výpis čerpaných služieb s dátumom a časom a krátkym popisom. Platobné podmienky za Softvér, hardvér a pred implementačné služby vo faktúre sú vždy uvedené tak ako bolo uvedené v cenovej ponuke pre Objednávateľa. Ostatné služby sú fakturované so splatnosťou 3 dni, od vystavenia faktúry. Licencie a tovar sú majetkom Dodávateľa až do celkového splatenia fakturovanej sumy.

10. Záruky a zodpovednosť užívaním

Dodávateľ poskytuje záruku na softvér pre Objednávateľa v prípade, že softvér je pravidelne aktualizovaný. Záruka sa vzťahuje na funkcionalitu tak, ako bola dohodnutá a odovzdaná preberacím listom po implementácií riešenia. Dodávateľ nezodpovedá za škody, ktoré vzniknú nesprávnym používaním softvéru a programových úprav, postupov ako aj zmenou doporučeného hardvéru. Dodávateľ sa týmto zaručuje, že neporušuje a nepoškodzuje práva tretích strán. Dodávateľ a ani Výrobca nie je zodpovedný za stratu a poškodenie údajov zálohovaním, ak zálohovanie nie je vykonané pravidelne a doporučeným spôsobom priamo cez softvér Výrobcu. Záruka na softvér je 6 mesiacov od jeho inštalácie u Odberateľa. Na dodávaný tovar, ak bol predmetom dodávky, je záruka podľa platnej legislatívy. Ak nebolo dohodnuté inak, tak Objednávateľ si uplatní záruku priamo v spoločnosti, od ktorého Dodávateľ tovar zakúpil.

11. Reklamácia

V prípade vzniku vád /t.j. daný softvér, služba nie je funkčná tak ako bolo v čase odovzdania do užívania), je potrebné bezodkladne upovedomiť Dodávateľa písomne, prípadne elektronicky. Dodávateľ je povinný sa vyjadriť k danej veci do 30 dni od doručenia reklamácie. Objednávateľ obdrží od Dodávateľa vyjadrenie k reklamácií. Ak boli reklamované veci spôsobené Objednávateľom, má právo Dodávateľ účtovať všetky výdavky spojené k tomuto zisteniu. Dodávateľ musí písomne informovať Objednávateľa o stave a prípadnom riešení. Ak Dodávateľ uzná reklamáciu, všetku výdavky, ktoré mu tým vzniknú si rieši na vlastné náklady a nemôžu byť prenesené na Objednávateľa.

12. Komunikácia

Dodávateľ a Objednávateľ sa dohodli, že všetka komunikácia musí byť zachytávaná výlučne v elektronickej podobe. Dokumenty, ktoré je nutné potvrdiť písomným podpisom, musia byť vytlačené v 2 kópiách a každá zo strán dostane jednu z nich. Požiadavky a informácie, ktoré je potrebné zodpovedať, je potrebné zaslať na e-mailovú adresu Obchodníka (Projektového vedúceho), alebo na adresu podpory, a to výlučne elektronicky. V prípade, že objednávateľ bezdôvodne odmietne prevzatie dokumentu, služby alebo tovaru napriek tomu, že boli zaslané na základe VOP alebo inej zmluvy, budú tieto považované zo dodané. Dôvodom na odmietnutie prevzatia nie je vada, ktorá nespôsobuje nemožnosť užívania služby alebo tovaru.

13. Záverečné ustanovenia

V prípade rozporu VOP so zmluvou sa považujú za platné ustanovenia zmluvy. Ak dojednania v zmluve nie sú bližšie špecifikované, tak sa riadia právnym poriadkom SR a zákonom č. 513/1991 obchodný zákonník. Uvedené VOP je Dodávateľ oprávnený meniť aj bez súhlasu Objednávateľa. O zmenách vo VOP musí byť Objednávateľ informovaný 15 dní pred ich platnosťou a je informovaný písomne, prípadne elektronicky alebo zverejnením na webovej stránke. Všeobecné obchodné podmienky sú platné od 1.3.2020.